Noteikumi par iekšējās trauksmes celšanas sistēmu Gulbenes novada pašvaldībā un tās izveidotajās iestādēs

Noteikumi par iekšējās trauksmes celšanas sistēmu Gulbenes novada pašvaldībā un tās izveidotajās iestādēs

Apstiprināti 

24.11.2022. Gulbenes novada domes sēdē (protokols Nr.23; 130.p.) 

Izdoti saskaņā ar likuma “Par pašvaldībām” 41.panta pirmās daļas 2.punktu un Trauksmes celšanas likuma 5.panta pirmo daļu

1. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā personai jārīkojas, ja tā vēlas ziņot par iespējamiem pārkāpumiem, kas var kaitēt sabiedrības interesēm, trauksmes cēlēju ziņojumu izskatīšanas kārtību un pasākumus, lai nodrošinātu trauksmes cēlēja anonimitāti un aizsardzību.
2. Noteikumu mērķis ir nodrošināt Trauksmes celšanas likuma noteikumu izpildi un ievērošanu Gulbenes novada pašvaldībā un tās izveidotajās iestādēs (turpmāk – Pašvaldība).
3. Noteikumos izmanto Trauksmes celšanas likumā lietotos terminus.
4. Pašvaldības iekšējā trauksmes celšanas sistēma ir noteiktu darbību kopums un personu iesaiste, lai nodrošinātu informācijas nodošanu personai, kura atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajam ir atbildīga par tiesisku situācijas noregulējumu.
5. Pašvaldības iekšējās trauksmes celšanas sistēmas izveidē un pilnveidošanā ievēro šādus vispārīgos principus:
   1. trauksmes celšanas veicināšana – Pašvaldība atbalsta un veicina godprātīgu trauksmes celšanu par iespējamiem pārkāpumiem tās darbībā, nevis attur no tās;
   2. trauksmes cēlēja identitātes neizpaušana – Pašvaldība neizpauž ziņas par to, kurš ir cēlis pamatotu trauksmi par pārkāpumu;
   3. godprātīga un atbildīga ziņošana – trauksmes cēlējs godprātīgi ziņo par iespējamu pārkāpumu, atbildīgi izvērtējot, cik šī informācija ir patiesa un uzticama;
   4. neiecietība pret represijām un aizsardzība – Pašvaldība nepieļauj, ka darbiniekam, kurš cēlis trauksmi, dēļ tā jācieš no represijām vai nosodošas attieksmes;
   5. pieejama kārtība – Pašvaldība gādā, lai informācija un kārtība, kādā celt trauksmi, ir viegli pieejama un saprotama ikvienam, kā arī ietver skaidrojumu, kādos gadījumos celt trauksmi iekšēji, bet kādos – ārēji;
   6. trauksmes cēlēju ziņojumu izvērtēšana – trauksmes cēlēju ziņojumus reģistrē un atbildīgi izvērtē. Atklājot pārkāpumu, seko atbilstoša rīcība;
   7. līdzdalība – iekšējā trauksmes celšanas sistēma ir jauns rīks nolūkā veicināt ikviena Pašvaldības darbinieka iesaisti Pašvaldības darbībā un attīstībā;
   8. atgriezeniskā saite – trauksmes cēlējs saņem apstiprinājumu un informāciju par ziņojuma izskatīšanas gaitu;
   9. samērīgums – iekšējā trauksmes celšanas sistēma veidota atbilstoši Pašvaldības lielumam un darbības specifikai, tostarp iespējamiem riskiem;
   10. labāka korporatīvā pārvaldība – iekšējā trauksmes celšanas sistēma ir Pašvaldības pārvaldības un iekšējās kontroles rīks, kas palīdz tai laikus novērst pārkāpumus.
6. Lai nodrošinātu šo noteikumu un Trauksmes celšanas likuma prasību ievērošanu, ar domes priekšsēdētāja rīkojumu nosaka 2 (divas) atbildīgās personas trauksmes celšanas jomā (turpmāk - Atbildīgā persona).
7. Atbildīgā persona:
   1. saņem un reģistrē Pašvaldībā iesniegtos un Pašvaldībai pārsūtītos trauksmes cēlēju ziņojumus;
   2. noformē un reģistrē mutiski saņemtu trauksmes cēlēja ziņojumu;
   3. veic sākotnējo trauksmes cēlēja ziņojuma izvērtēšanu (izvērtē trauksmes cēlēja ziņojuma pirmšķietamu atbilstību trauksmes celšanas pazīmēm) un pieņem lēmumu par ziņojuma tālāku virzību;
   4. pseidonimizē, pienācīgi glabā un iznīcina trauksmes cēlēja ziņojumu un ar to saistītos dokumentus;
   5. ja nepieciešams, veic saziņu ar trauksmes cēlēju;
   6. konsultē par trauksmes celšanas iespējām Pašvaldībā un ar iesniegtajiem trauksmes cēlēju ziņojumiem saistītajiem jautājumiem;
   7. sazinās un sniedz informāciju par iesniegtajiem trauksmes cēlēju ziņojumiem trauksmes cēlēju kontaktpunktam atbilstoši Trauksmes celšanas likumā noteiktajam;
   8. veic citus šajos noteikumos paredzētos pienākumus.
8. Pašvaldības interneta vietnē www.gulbene.lv atspoguļo informāciju par iekšējo trauksmes celšanas sistēmu Pašvaldībā, Pašvaldības atbildīgās personas trauksmes celšanas jautājumos un tās aizvietotāja kontaktinformācija, kā arī trauksmes cēlēja ziņojuma veidlapu (pielikumā).
9. Ikvienam Pašvaldības darbiniekam, kurš saņēmis iesniegumu ar norādi, ka tas ir trauksmes cēlēja ziņojums, vai apstrādā to, ir pienākums nodrošināt gan trauksmes cēlēja, gan ziņojumā norādītās personas identitātes un personas datu pienācīgu aizsardzību.

2. Trauksmes cēlēja ziņojuma iesniegšanas kārtība

10. Noteikumu izpratnē trauksmes cēlējs ir jebkurš Pašvaldības darbinieks (ieskaitot potenciālos un bijušos darbiniekus), amatpersona, praktikants vai Pašvaldības ārpakalpojuma sniedzēja darbinieks (turpmāk – Trauksmes cēlējs).
11. Ja Trauksmes cēlējam ir zināms vai pamatots iemesls aizdomām par iespējamu pārkāpumu, Trauksmes cēlējs vispirms apsver, vai situāciju var atrisināt, piemēram, sazinoties ar savu tiešo vadītāju.
12. Trauksmes cēlējs ir tiesīgs celt trauksmi par Pašvaldības darba vidē novērotu sabiedrības interešu apdraudējumu, īpaši par Trauksmes celšanas likumā noteiktajiem pārkāpumiem.
13. Apzināti nepatiesu (melīgu) ziņu sniegšana, valsts noslēpumu saturošas informācijas izpaušana un ziņošana tikai par personīgu interešu aizskārumu nav uzskatāma par trauksmes celšanu un par to personu var saukt pie normatīvajos aktos noteiktās atbildības.
14. Par šo noteikumu 12.punktā minētajiem pārkāpumiem Trauksmes cēlējs iesniedz iesniegumu vai ziņojumu Atbildīgajai personai, ievērojot Iesniegumu likuma 3.pantā noteikto un norādot, ka tas ir trauksmes cēlēja ziņojums (turpmāk – Ziņojums), vai izmantojot Ziņojuma veidlapu.
15. Trauksmes cēlējs Ziņojumā norāda un sniedz tā rīcībā esošo informāciju:
    1. par pārkāpumu, minot pēc iespējas izsmeļošāku un detalizētāku informāciju un faktus;
    2. par pārkāpuma norises laiku un vietu;
    3. par fiziskajām vai juridiskajām personām (ja tādas ir), par kurām ir bažas vai pamats uzskatīt, ka tās var būt iesaistītas iespējama pārkāpuma izdarīšanā;
    4. pievieno Ziņojumam rakstveida, lietiskos un citus pierādījumi (piemēram, fotogrāfijas, e-pasta sarakstes kopijas), ja tādi ir;
    5. norāda, vai par šo pārkāpumu jau ir iepriekš ziņots un vai ir saņemta atbilde (pievieno atbildi, ja tāda ir saņemta);
    6. norāda, vai informācija par pārkāpumu gūta, veicot darba pienākumus vai dibinot darba tiesiskās attiecības, kas saistītas ar darba pienākumu veikšanu;
    7. norāda savu vārdu, uzvārdu, kontaktinformāciju;
    8. norāda, vai nevēlas saņemt ziņojuma saņemšanas apstiprinājumu un lēmumu par iesnieguma atzīšanu vai neatzīšanu par trauksmes cēlēja ziņojumu;
    9. norāda, vai gadījumā, ja tiks konstatēts pārkāpums, atļauj publicēt informāciju par to, ievērojot Trauksmes celšanas likuma 7.panta devīto daļu.
16. Ziņojumu var iesniegt:
    1. elektroniska dokumenta formā, parakstot ar drošu elektronisko parakstu un nosūtot uz speciāli trauksmes cēlēju ziņojumiem izveidotu e-pasta adresei: trauksme@gulbene.lv;
    2. elektroniska dokumenta formā bez droša elektroniskā paraksta valsts pārvaldes pakalpojumu portālā www.latvija.lv vai tīmekļvietnē www.trauksmescelejs.lv, ja Ziņojumu iesniedz un personas identitāti pārbauda, izmantojot tiešsaistes formas, kuras pieejamas portālā un tīmekļvietnē;
    3. papīra dokumenta formā, nosūtot pa pastu vai iesniedzot klātienē (Ābeļu ielā 2, Gulbene, LV-4401);
    4. ievietojot to Pašvaldības telpās speciāli Ziņojumiem izveidotā vēstuļu kastītē “Trauksmes cēlēju ziņojums”, kas izvietota Ābeļu ielā 2, Gulbenē pie ieejas Pašvaldības administrācijas ēkā;
    5. ziņojot mutvārdos Atbildīgai personai.
17. Iesniedzot Ziņojumu papīra formā, Trauksmes cēlējs nodrošina, ka Ziņojums tiek ievietots slēgtā aploksnē un uz tās tiek norādīts, ka tas ir Ziņojums.
18. Ja Ziņojums tiek iesniegts Noteikumu 16.5.apakšpunktā paredzētajā kārtībā, Atbildīgā persona iesniedzēja klātbūtnē to noformē rakstveidā, izmantojot Ziņojuma veidlapu.
19. Atbildīgā persona, saņemot personas iesniegumu, kurš noformēts kā Ziņojums, nekavējoties to reģistrē Iekšējās trauksmes cēlēju reģistrā.
20. Ja Pašvaldībā elektroniskā veidā saņemts Ziņojums, kas nav iesniegts saskaņā ar šo noteikumu 16.1. vai 16.2.apakšpunktā paredzētajiem nosacījumiem, atbilstoši labas pārvaldības principiem, Trauksmes celšanas likuma jēgai un mērķim, kā arī Iesniegumu likuma 2.panta ceturtajai daļai, Atbildīgā persona to reģistrē un veic turpmākās darbības analoģiski kā ar citos veidos saņemtiem Ziņojumiem. Atbildīgā persona sazinās ar personu, kuras vārdā sagatavots Ziņojums, lūdzot novērst trūkumus un noformēt to atbilstoši Iesnieguma likuma prasībām.
21. Anonīmi iesniegtam Ziņojumam netiek piemērotas Trauksmes celšanas likumā noteiktās aizsardzības garantijas.
22. Ja persona ir iesniegusi iesniegumu, nenorādot, ka tas ir Ziņojums, tad, kamēr iesniegums vēl nav izskatīts pēc būtības, iesniedzējs var lūgt vai kompetentā institūcija var ierosināt šo iesniegumu atzīt par Ziņojumu. Tādā gadījumā iesniegumu izskata šajos noteikumos paredzētajā kārtībā.
23. Gadījumā, ja Trauksmes cēlējam rodas jautājumi vai šaubas par trauksmes celšanu, tam ir iespēja konsultēties ar Atbildīgo personu, tai skaitā par Ziņojuma aizpildīšanu.

3. Ziņojuma reģistrēšanas un trauksmes pazīmju izvērtēšanas kārtība

24. Atbildīgā persona saņemto iesniegumu (ar norādi, ka tas ir Ziņojums) reģistrē Iekšējās trauksmes cēlēju ziņojumu reģistrā un personas datus pseidonimizē.
25. Atbildīgā persona nekavējoties, bet ne vēlāk kā 7 (septiņu) dienu laikā no iesnieguma saņemšanas dienas nosūta Trauksmes cēlējam tā saņemšanas apstiprinājumu un izvērtē iesnieguma pirmšķietamo atbilstību Trauksmes celšanas likumā noteiktajām trauksmes celšanas pazīmēm, rakstveidā pieņemot lēmumu par iesnieguma atzīšanu vai neatzīšanu par Ziņojumu.
26. Par pieņemto lēmumu Atbildīgā persona informē iesniedzēju 3 (trīs) dienu laikā no lēmuma pieņemšanas dienas. Šo noteikumu 25.punktā minēto apstiprinājumu un lēmumu Atbildīgā persona nesūta, ja Trauksmes cēlējs to lūdzis vai pastāv aizdomas, ka Trauksmes cēlēja identitāte tiks atklāta.
27. Ja Atbildīgā persona, izvērtējot iesniegumu, konstatē, ka tajā norādītā iespējamā pārkāpuma izskatīšana nav Pašvaldības kompetencē, tā 7 (septiņu) dienu laikā no iesnieguma saņemšanas dienas pārsūta šo iesniegumu kompetentajai institūcijai pēc piekritības un par to rakstveidā informē iesnieguma iesniedzēju.
28. Ja iesniegums netiek atzīts par Ziņojumu, bet iesniedzējs iesniegumā vai veidlapā norādījis, ka vēlas saņemt atbildi pēc būtības, nesaņemot Trauksmes celšanas likumā noteiktās personas aizsardzības garantijas, iesniegumu reģistrē Pašvaldības dokumentu vadības sistēmā un attiecīgi nodod tālākai virzībai. Atbildīgā persona Iekšējās trauksmes cēlēju ziņojumu reģistrā un uz iesnieguma izdara atzīmi, ka iesniegums sākotnēji ticis iesniegts kā Ziņojums, bet par tādu nav atzīts. Šādā gadījumā iesniegumu izskata Iesniegumu likuma noteiktajā kārtībā.
29. Ja iesniegums nav atzīts par Ziņojumu un iesniedzējs norādījis, ka nevēlas saņemt atbildi pēc būtības, Atbildīgā persona Iekšējās trauksmes cēlēju ziņojumu reģistrā un uz iesnieguma izdara atzīmi, ka iesniegums nav atzīts par Ziņojumu.
30. Ja iesniegums nav atzīts par Ziņojumu, jo neatbilst konkrētai Trauksmes celšanas likumā noteiktajai pazīmei, iesniedzējs var novērst konstatētos trūkumus un atkārtoti iesniegt Ziņojumu.
31. Ja Pašvaldība saņem pārsūtītu iesniegumu, kas noformēts kā Ziņojums, tā izvērtēšanu uzsāk nekavējoties. Nosakot termiņu lēmuma pieņemšanai, ņem vērā to dienu, kad iesniegumu, kas noformēts kā Ziņojums, pārsūtījusi iestāde, kas to saņēma pirmā.

4. Ziņojuma izskatīšana pēc būtības

32. Pēc lēmuma pieņemšanas par iesnieguma atzīšanu par Ziņojumu, Atbildīgā persona informē domes priekšsēdētāju, kurš izdod rīkojumu par speciālas komisijas izveidošanu minētā Ziņojuma izskatīšanai pēc būtības (turpmāk – Komisija). Komisijas sastāvu un tās locekļu skaitu nosaka domes priekšsēdētājs. Komisija nav pastāvīga, tā tiek izveidota pēc nepieciešamības katram konkrētam gadījumam. Ja Komisija konstatē, ka ir noticis pārkāpums, tā ir tiesīga lemt par piemērojamo rīcību, lai noteiktu atbildību saskaņā ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, savas kompetences un tiesībspējas robežās.
33. Ja iesnieguma izskatīšanas laikā Komisija konstatē, ka Ziņojumā norādītā pārkāpuma izskatīšana nav Pašvaldības kompetencē, Ziņojumu pārsūta tālākai izskatīšanai pēc piekritības, informējot par to Trauksmes cēlēju.
34. Par domes priekšsēdētāja rīcību saņemtu Ziņojumu nodod izvērtēšanai domes priekšsēdētāja vietniekam, kurš organizē šī Ziņojuma pārbaudi.
35. Komisijai, izskatot Ziņojumu, ir tiesības pieprasīt un saņemt no citām institūcijām, juridiskajām un fiziskajām personām informāciju, kas nepieciešama lietas apstākļu noskaidrošanai.
36. Ja kāds no Komisijas locekļiem atrodas interešu konfliktā ar kādu no pārkāpumā iesaistītajām pusēm vai Trauksmes cēlēju, attiecīgais Komisijas loceklis rakstveidā informē par to domes priekšsēdētāju un nepiedalās pārkāpuma izskatīšanā un lēmumu pieņemšanā.
37. Atbildīgā persona Trauksmes cēlēju par Ziņojuma izskatīšanas gaitu informē ne vēlāk kā 2 (divu) mēnešu laikā no dienas, kad personas iesniegums atzīts par Ziņojumu.
38. Galīgais Ziņojuma izskatīšanas termiņš atkarīgs no Ziņojumā norādītā iespējamā pārkāpuma apstākļiem.
39. Ja Ziņojuma izskatīšanas laikā tiks konstatēts pārkāpums vai objektīvi būs pierādīts iespējamais pārkāpums, Pašvaldības vadība veic attiecīgus pasākumus, lai novērstu pārkāpuma sekas vai nepieļautu pārkāpuma izdarīšanu, kā arī atkarībā no pārkāpuma (iespējamā pārkāpuma) apstākļiem, nepārkāpjot savas kompetences robežas, veic koriģējošas darbības, kā arī veic citus, tostarp kontroles uzlabošanas, pasākumus.
40. Pabeidzot izskatīt Ziņojumu, Komisija informē Trauksmes cēlēju par konstatētajiem faktiem un pieņemto lēmumu vai veiktajām darbībām.

5. Personas datu aizsardzība un datu apstrādes ilgums

41. Visa Trauksmes cēlēja sniegtā informācija, kas ļauj identificēt Ziņojuma iesniedzēju (personas dati), ir īpaši aizsargājama.
42. Trauksmes cēlēju personas datiem, Iekšējās trauksmes cēlēju ziņojumu reģistrā iekļautajai informācijai, tajā skaitā reģistrētajiem Ziņojumiem, Ziņojumiem pievienotajiem rakstveida vai lietiskajiem pierādījumiem, kā arī Ziņojumu izskatīšanas materiāliem ir ierobežotas pieejamības informācijas statuss.
43. Saņemot Ziņojumu, Atbildīgā persona personas datus pseidonimizē ar mērķi maskēt personas identitāti (piemēram, cita – izdomāta (neīsta) – vārda, numura, cita identifikatora piešķiršana personai). Pseidonimizēšanu neveic.
44. Trauksmes cēlēja personas datus var nodot Atbildīgajai personai vai Pašvaldības amatpersonai, kurai tā nepieciešama Ziņojuma vai uz tā pamata ierosinātas pārkāpuma lietas izskatīšanai vai Trauksmes cēlēja vai viņa radinieku aizsardzībai.
45. Pašvaldība nodrošina, ka bez objektīva iemesla netiek izpausta Ziņojumā minēto personu identitāte (pārkāpumā iesaistītās personas), ievērojot nevainīguma prezumpciju, tostarp, lai negrautu šo personu reputāciju. Minēto informāciju sniedz tikai Atbildīgajām personām un Komisijas locekļiem, kuriem tā nepieciešama Ziņojuma vai uz tā pamata ierosinātas pārkāpuma lietas izskatīšanai vai Trauksmes cēlēja vai viņa radinieku aizsardzībai.
46. Informācijas izpaušanas aizliegums neattiecas uz gadījumiem, kad Trauksmes cēlējs vai viņa radinieks šo informāciju savu tiesību vai tiesisko interešu aizsardzības nolūkā izpauž pats.
47. Pašvaldība nodrošina, ka, informējot personu, kura minēta Ziņojumā, par viņas datu apstrādi, netiek apdraudēts Trauksmes cēlējs (netiek atklāta tā identitāte).
48. Ziņojumus un ar to saistītos materiālus Pašvaldība glabā 5 (piecus) gadus pēc izvērtēšanas procesa pabeigšanas, ja normatīvajos aktos nav noteikts citādi. Pēc minētā termiņa Ziņojumu, kā arī ar to saistīto informāciju iznīcina, ja vien Ziņojuma izvērtēšanas procesam neseko tiesvedība u.tml.

6. Noslēguma jautājumi

49. Par pārkāpumiem, kurus palīdzējuši atklāt Trauksmes cēlēji, Pašvaldība sniedz vispārēju informāciju atbilstoši Trauksmes celšanas likumā noteiktajam, bet detalizētu informāciju – ja saņemta attiecīgā Trauksmes cēlēja piekrišana.
50. Pašvaldības struktūrvienību un iestāžu vadītāji, izmantojot viņiem pieejamo informācijas nodošanas veidu, informē un nodrošina darbiniekiem informāciju par Noteikumu pieejamību.
51. Par Noteikumiem darbinieki tiek informēti, uzsākot darba tiesiskās attiecības vai cita veida ar profesionālo darbību saistītās tiesiskās attiecības.
52. Atzīt par spēku zaudējušu Gulbenes novada pašvaldības 2020.gada 30.decembra iekšējo normatīvo aktu  Nr.GND/IEK/2020/42 “Noteikumi par iekšējās trauksmes celšanas sistēmu Gulbenes novada pašvaldībā un tās izveidotajās iestādēs”.
53. Noteikumi stājas spēkā 2022.gada 1.janvārī.