Iepirkumu nodaļas nolikums
Izdots saskaņā ar Valsts pārvaldes iekārtas likuma 73.panta pirmās daļas 1.punktu
I. Vispārīgie noteikumi
1. Gulbenes novada pašvaldības Iepirkumu nodaļa (turpmāk – nodaļa) ir Gulbenes novada domes (turpmāk – dome) izveidotās iestādes “Gulbenes novada pašvaldība” (turpmāk – administrācija) struktūrvienība.
2. Nodaļa savā darbībā ievēro Latvijas Republikas Satversmi, likumus, Ministru kabineta noteikumus, domes saistošos noteikumus, citus ārējos normatīvos aktus, šo nolikumu, iekšējos normatīvos aktus un domes lēmumus.
3. Nodaļa ir tieši pakļauta pašvaldības izpilddirektora vietniekam un domes priekšsēdētājam Gulbenes novada pašvaldības nolikumā noteiktajos gadījumos.
4. Nodaļa, pildot nolikumā noteiktās funkcijas un uzdevumus, savas kompetences ietvaros sadarbojas ar pašvaldības iestādēm, institūcijām, administrācijas struktūrvienībām, valsts un pašvaldību institūcijām, kā arī citām personām.
II. Nodaļas funkcijas un uzdevumi
5. Nodaļai ir šādas funkcijas:
5.1. nodrošināt domes izveidotās Iepirkumu komisijas darba organizatorisko, juridisko un tehnisko atbalstu;
5.2. koordinēt publisko iepirkumu funkciju pašvaldībā;
5.3. nodrošināt pašvaldības ikgadējā iepirkumu plāna sagatavošanu;
5.4. nodrošināt pašvaldībā veikto iepirkumu statistikas pārskatu sagatavošanu;
5.5. nodrošināt Publisko iepirkumu likumā nereglamentēto zemsliekšņa iepirkumu veikšanu administrācijā;
5.6. nodrošināt pašvaldības kā Valsts reģionālās attīstības aģentūras pārziņā esošajā valsts informācijas sistēmā jeb elektronisko iepirkumu sistēmā reģistrēta pasūtītāja – dalībnieka – administrēšanu.
6. Nodrošinot domes izveidotās Iepirkumu komisijas darba organizatorisko, juridisko un tehnisko atbalstu, nodaļa:
6.1. pamatojoties uz administrācijas struktūrvienību un pašvaldības iestāžu iesniegtajiem iepirkumu pieteikumiem un tehniskajām specifikācijām sagatavo iepirkumu nolikumus un to pielikumus, t.sk. līgumu (izņemot tehniskās specifikācijas) projektus;
6.2. pēc Iepirkumu komisijas priekšsēdētaja rīkojuma nosūta Iepirkumu komisijas locekļiem sagatavotos dokumentu projektus saskaņošanai;
6.3. pēc Iepirkumu komisijas priekšsēdētāja rīkojuma sasauc Iepirkumu komisijas sēdes un nodrošina to protokolēšanu;
6.4. pēc iepirkuma dokumentu apstiprināšanas nodrošina iepirkuma publicēšanu Iepirkumu uzraudzības biroja publikāciju vadības sistēmā un elektronisko iepirkumu sistēmā;
6.5. administrē iepirkumu norises gaitu elektroniskajā iepirkumu sistēmā atbilstoši normatīvo aktu prasībām;
6.6. administrē iepirkumu rezultātu publicēšanu atbilstoši normatīvo aktu prasībām;
6.7. sagatavo iepirkumu ietvaros nepieciešamo vēstuļu projektus un saskaņo tos ar Iepirkumu komisijas priekšsēdētāju, organizē to nosūtīšanu adresātiem;
6.8. konsultē Iepirkumu komisijas locekļus juridiskajos jautājumos par Publisko iepirkuma likuma normu piemērošanu;
6.9. sagatavo un saskaņo publisko iepirkumu līgumu projektus un grozījumus, kontrolē to atbilstību publiskos iepirkumus regulējošajiem normatīvajiem aktiem, iepirkumu dokumentiem un iepirkumu komisiju lēmumiem, organizēto parakstīšanas procedūru un nodrošina līgumu un to grozījumu publikāciju atbilstoši normatīvo aktu prasībām;
6.10. pārstāv Pašvaldības intereses Iepirkumu uzraudzības birojā un tiesā;
6.11. nodrošina iepirkumu lietu kārtošanu atbilstoši normatīvo aktu prasībām un saskaņā ar apstiprināto administrācijas lietu nomenklatūru noteiktajā termiņā nodod tās glabāšanai arhīvā.
7. Koordinējot publisko iepirkumu funkciju pašvaldībā, nodaļa:
7.1. izstrādā atbilstošus iekšējos normatīvos aktus;
7.2. konsultē pašvaldības iestādes publisko iepirkumu jomā un iepirkumus reglamentējošo iekšējo normatīvo aktu piemērošanā;
7.3. ir tiesīga kontrolēt iekšējo normatīvo aktu piemērošanas izpildi pašvaldībā;
7.4. sniedz metodisku atbalstu un konsultācijas iepirkumu jautājumos pašvaldības kapitālsabiedrībām.
8. Nodrošinot pašvaldības ikgadējā iepirkumu plāna sagatavošanu, nodaļa:
8.1. organizē nepieciešamās informācijas apkopošanu;
8.2. publicē sagatavoto plānu atbilstoši normatīvo aktu prasībām;
8.3. aktualizē izmaiņas iepirkuma plānā;
8.4. kontrolē tā izpildi.
9. Nodrošinot pašvaldībā veikto iepirkumu statistikas pārskatu sagatavošanu, nodaļa:
9.1. sagatavo pašvaldībā veikto iepirkumu apkopojumu atbilstoši normatīvo aktu prasībām;
9.2. nodrošina sagatavoto pārskatu iesniegšanu Iepirkumu uzraudzības birojam atbilstoši normatīvo aktu prasībām.
10. Nodrošinot Publisko iepirkumu likumā nereglamentēto zemsliekšņa iepirkumu veikšanu administrācijā, nodaļa:
10.1. atbilstoši struktūrvienību iesniegtajām tehniskajām specifikācijām veic tirgus izpētes iekšējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā;
10.2. sagatavo līguma projektus un organizē to parakstīšanas procedūru, savas kompetences ietvaros kontrolē to izpildi.
11. Nodrošinot pašvaldības administrēšanu elektronisko iepirkumu sistēmā, nodaļa:
11.1. pamatojoties uz pašvaldības iestāžu un administrācijas iesniegtajiem rīkojumiem piešķir un bloķē elektroniskās iepirkumu sistēmas lietotāju tiesības;
11.2. konsultē sistēmas lietotājus par tās izmantošanas iespējām;
11.3. nodrošina preču iepirkumus no elektroniskajiem katalogiem administrācijas vajadzībām.
III. Nodaļas tiesības un atbildība
12. Nodaļai, pildot tai noteiktās funkcijas un veicot uzdotos pienākumus, ir šādas tiesības:
12.1. pieprasīt un saņemt nodaļas darba nodrošināšanai nepieciešamo informāciju;
12.2. piesaistīt administrācijas struktūrvienību, pašvaldības iestāžu, kapitālsabiedrību darbinieku iesaisti nodaļas kompetencē esošo jautājumu risināšanā;
12.3. nodaļai noteikto uzdevumu risināšanā un pašvaldības interešu aizsardzībai sarežģītos vai specifiskos jautājumos pieaicināt, konsultēties un sadarboties ar citu jomu speciālistiem;
12.4. atbilstoši nodaļas kompetencei pārstāvēt pašvaldību vietējās iestādēs, institūcijās un organizācijās;
12.5. piedalīties domes, domes pastāvīgo komiteju, komisiju sēdēs;
12.6. izteikt viedokli un rosināt izmaiņas nodaļas kompetencē esošajās jomās;
12.7. ierosināt grozījumus nodaļas nolikumā;
12.8. sagatavot priekšlikumus, kas saistīti ar pašvaldības darba procesu organizēšanu;
12.9. pieprasīt nodaļas darba efektīvai organizēšanai nepieciešamo materiālo nodrošinājumu;
12.10. piedalīties pieredzes apmaiņas pasākumos;
12.11. atteikties sniegt konsultācijas darbiniekiem un apmeklētājiem par jautājumiem, kas nav nodaļas kompetencē.
13. Nodaļai, pildot tai noteiktās funkcijas un veicot uzdotos pienākumus, ir atbildība:
13.1. par nolikumā noteikto funkciju izpildes nodrošināšanu;
13.2. par nolikumā noteikto uzdevumu savlaicīgu un kvalitatīvu izpildi;
13.3. par nodaļas darbinieku rīcības atbilstību normatīvajiem aktiem;
13.4. par sagatavotās informācijas precizitāti un pareizību un sagatavoto atzinumu un priekšlikumu kvalitāti;
13.5. par konfidenciālas vai jebkuras citas informācijas neizplatīšanu, kura var nest morālu vai materiālu kaitējumu pašvaldībai.
14. Nodaļas vadītājs atbild par nodaļas darba nodrošināšanu atbilstoši spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, pašvaldības saistošajiem noteikumiem, domes lēmumiem, pašvaldības nolikumiem, nodaļas nolikumam, pašvaldības vadības rīkojumiem.
15. Katrs nodaļas darbinieks atbild par:
15.1. amata pienākumu un darba uzdevumu savlaicīgu, precīzu un godprātīgu izpildi, kā arī par uzticēto darba priekšmetu un līdzekļu saglabāšanu un ekspluatēšanu atbilstoši lietošanas noteikumiem;
15.2. iegūtās informācijas konfidencialitātes nodrošināšanu saskaņā ar spēkā esošo normatīvo aktu prasībām.
IV. Nodaļas darba organizācija un struktūra
16. Nodaļas darbu vada un organizē nodaļas vadītājs, kurš ir tieši pakļauts pašvaldības izpilddirektora vietniekam kā administrācijas vadītājam un Gulbenes novada pašvaldības nolikumā noteiktajos gadījumos – domes priekšsēdētājam.
17. Nodaļas vadītājs strādā uz darba līguma pamata, kuru slēdz pašvaldības izpilddirektors. Nodaļas vadītāja amata pienākumus un tiesības nosaka Gulbenes novada pašvaldības nolikums, Gulbenes novada pašvaldības administrācijas nolikums, šis nolikums, darba kārtības noteikumi, darba līgums un amata apraksts.
18. Nodaļas vadītājs:
18.1. plāno, organizē un vada nodaļas darbu, atbilstoši likumu un citu normatīvo aktu prasībām;
18.2. piedalās nodaļas darbinieku amatu aprakstu izstrādē, atbild par to aktualizāciju un pārskatīšanu atbilstoši pašvaldības reglamentējošiem dokumentiem;
18.3. kontrolē nodaļas darbinieku amatu aprakstos paredzēto pienākumu, uzdoto konkrēto uzdevumu izpildi un pašvaldības darba kārtības noteikumu ievērošanu;
18.4. sagatavo apstiprināšanai nodaļas darbinieku atvaļinājumu grafiku, nodrošinot nodaļas darba nepārtrauktību darbinieku atvaļinājumu laikā;
18.5. saskaņo un vīzē darbinieku iesniegumus, kas saistīti ar darbinieku prombūtnēm (t.i. atvaļinājumiem, komandējumiem, apmācībām u.tml.);
18.6. regulāri organizē nodaļas darbinieku sanāksmes;
18.7. piedalās regulārajās vadības sanāksmēs;
18.8. koordinē un kontrolē nodaļas darbinieku sadarbību ar pašvaldības institūcijām un struktūrvienībām nodaļas kompetencē esošajos jautājumos;
18.9. iesniedz pašvaldības izpilddirektora vietniekam motivētus priekšlikumus par nodaļas struktūru un personālu, tai skaitā, amatu aprakstiem, darba samaksu, karjeras virzību, apmācības iespējām, disciplināro atbildību, iecelšanu amatā, pārcelšanu citā amatā un atbrīvošanu no amata;
18.10. patstāvīgi izlemj nodaļas kompetencē esošos jautājumus;
18.11. dot nodaļas darbiniekiem tiešus rīkojumu un norādījumus;
18.12 nodrošina nodaļas nolikuma regulāru pārskatīšanu un aktualizēšanu, kā arī nodrošina nodaļas nolikuma aktuālās (konsolidētās) redakcijas publicēšanu pašvaldības mājaslapā;
18.13. veic citus amata aprakstā norādītos pienākumus.
19. Nodaļas vadītāja prombūtnes laikā tā pienākumus pilda ar rīkojumu noteikts nodaļas vadītāja pienākumu izpildītājs.
20. Nodaļas darbinieku skaitu, amatu un atlīdzību nosaka domes apstiprinātais administrācijas amatu saraksts.
21. Nodaļas darbinieki administratīvi ir pakļauti pašvaldības izpilddirektora vietniekam un funkcionāli ir tieši pakļauti nodaļas vadītājam.
22. Nodaļas darbinieku pienākumus un tiesības nosaka šis nolikums, darba kārtības noteikumi, darba līgums un amata apraksts. Gadījumā, ja nodaļas darbinieks saņem tiešu uzdevumu no vadības, darbinieks par to informē nodaļas vadītāju.
23. Nodaļas darbiniekus pieņem darbā pašvaldības izpilddirektora vietnieks, slēdzot darba līgumu.
24. Nodaļas darbinieki saskaņo savas prombūtnes ar nodaļas vadītāju.
V. Nodaļas darbības tiesiskuma nodrošināšanas mehānisms un pārskati par darbību
25. Nodaļas darbības tiesiskumu nodrošina nodaļas vadītājs. Nodaļas vadītājs ir atbildīgs par nodaļas iekšējās kontroles sistēmas izveidošanu un darbību.
26. Nodaļas darbības tiesiskuma nodrošinājuma mehānisms:
26.1. darbinieka faktisko rīcību var apstrīdēt, iesniedzot attiecīgu iesniegumu nodaļas vadītājam;
26.2. nodaļas vadītāja lēmumu par darbinieka faktisko rīcību var apstrīdēt, iesniedzot attiecīgu iesniegumu pašvaldības izpilddirektora vietniekam;
26.3. nodaļas vadītāja faktisko rīcību var apstrīdēt, iesniedzot attiecīgu iesniegumu pašvaldības izpilddirektora vietniekam;
26.4. pašvaldības izpilddirektora vietnieka izdoto lēmumu par vadītāja faktisko rīcību var apstrīdēt pašvaldības izpilddirektoram;
26.5. pašvaldības izpilddirektora lēmumu var pārsūdzēt tiesā.
27. Pašvaldības vadībai ir tiesības jebkurā laikā pieprasīt pārskatus par nodaļas darbu.
VI. Nobeiguma noteikumi
28. Nolikums stājas spēkā 2020.gada 21.maijā