Publicēts: 11.11.2024.

IZDOTA

31.10.2024. Gulbenes novada pašvaldības domes sēdē (protokols Nr.19; 47.p.)

Izdoti saskaņā ar Pašvaldību likuma 50. panta pirmo daļu

un 77. panta trešo daļu, Iekšējā audita likuma 3. panta otro daļu

un ņemot vērā Iekšējā audita profesionālās prakses starptautisko standartu

un Ētikas kodeksu[1], kā arī Sponsorēto organizāciju komitejas (COSO[2]) iekšējās kontroles sistēmas teorētisko modeli

 

I. Vispārīgie jautājumi

  1. Noteikumi nosaka iekšējā audita darba plānošanas, organizēšanas un veikšanas kārtību Gulbenes novada pašvaldībā (turpmāk – Pašvaldība), lai sniegtu pārliecību par Pašvaldības iekšējās kontroles sistēmas[3] darbību un efektivitāti.
  2. Noteikumi tiek aktualizēti pēc nepieciešamības.
  3. Noteikumus un to grozījumus saskaņo Pašvaldības izpilddirektors un izdod Pašvaldības dome.

 

II. Iekšējā audita darba plānu izstrāde

  1. Pašvaldības vai ārpakalpojumā piesaistīts iekšējais auditors (turpmāk – iekšējais auditors) nodrošina Iekšējā audita ilgtermiņa plāna izstrādi pieciem gadiem un aktualizē to pēc nepieciešamības, bet ne retāk kā reizi piecos gados (Noteikumu 1.pielikums).
  2. Iekšējā audita ilgtermiņa plāna izstrāde ietver šādus posmus:
    1. iekšējā audita vides (visa iekšējā audita darba apjomā iekļauto auditējamo sistēmu kopuma) noteikšana un aprakstīšana;
    2. auditējamo sistēmu[4] prioritāšu noteikšana;
    3. pārliecības kartes sagatavošana.
  3. Iekšējā audita ilgtermiņa plāns sastāv no:
    1. iekšējā audita vides un auditējamo sistēmu aprakstiem;
    2. pārliecības kartes, kas izstrādāta pēc auditējamo sistēmu prioritāšu noteikšanas;
    3. iekšējam auditam nepieciešamo resursu apraksta;
    4. sasniedzamajiem rādītājiem Iekšējā audita ilgtermiņa plāna īstenošanas periodā.
  4. Saskaņā ar Iekšējā audita ilgtermiņa plānu iekšējais auditors nodrošina Iekšējā audita gada plāna izstrādi (Noteikumu 2.pielikums).
  5. Iekšējā audita gada plānā tiek ietverta auditu veikšana auditējamajās sistēmās atbilstoši Iekšējā audita ilgtermiņa plānam, tiek noteikti plāna izpildē iesaistītie darbinieki (Pašvaldības vai ārpakalpojumā piesaistītie darbinieki), kā arī tiek paredzēts laiks:
    1. iekšējo auditu rezultātā izstrādāto ieteikumu ieviešanas uzraudzībai;
    2. pārskatu sagatavošanai;
    3. iekšējā audita plānu aktualizēšanai.
  6. Iekšējā audita ilgtermiņa plānu un Iekšējā audita gada plānu saskaņo Pašvaldības izpilddirektors un apstiprina Pašvaldības domes priekšsēdētājs.

 

III. Iekšējā audita vides noteikšana un aprakstīšana

  1. Iekšējais auditors nodrošina iekšējā audita vides noteikšanu jeb visu iekšējā audita darba apjomā iekļauto auditējamo sistēmu kopumu, kas iedalīts divās grupās:
    1. pamatdarbības sistēmas;
    2. vadības un atbalsta sistēmas.
  2. Pamatdarbības sistēmas, vadības un atbalsta sistēmas ir noteiktas pēc Pašvaldību likuma un likumā atrunātajām autonomajām funkcijām, kā arī pamatojoties uz Pašvaldības iestāžu/struktūrvienību un komisiju nolikumos, pārskatos vai citos dokumentos definētajiem uzdevumiem.
  3. Lai Pašvaldības darbinieki un iekšējais auditors gūtu sākotnējo priekšstatu par iekšējā audita vidē ietverto sistēmu tvērumu, visām iekšējā audita vidē ietvertajām sistēmām tiek izstrādāti apraksti (Noteikumu 3.pielikums), nosakot:
    1. katras sistēmas mērķi – kāpēc sistēma ir izveidota un pastāv;
    2. katras sistēmas vadītāju – kurš ir galvenais atbildīgais par sistēmas mērķa sasniegšanu;
    3. iesaistītās Pašvaldības iestādes/struktūrvienības, komisijas – kuras Pašvaldības iestādes/struktūrvienības un komisijas ir iesaistītas sistēmas mērķa sasniegšanā;
    4. katras sistēmas nozīmīgākos procesus – kādi ir galvenie (nozīmīgākie) procesi, kuri veicina sistēmas mērķa sasniegšanu.
  4. Iekšējais auditors nodrošina sistēmu aprakstu izstrādi, kā arī pārrunāšanu un saskaņošanu ar sistēmu vadītājiem (Saskaņošana tiek veikta ar e-pasta starpniecību un saskaņošanas fakta apliecinājums ir sistēmas vadītāja e-pasts).
  5. Pēc nepieciešamības, bet ne retāk kā reizi piecos gados iekšējais auditors nodrošina iekšējā audita vides un auditējamo sistēmu aprakstu aktualizēšanu, nosūtot auditējamo sistēmu aprakstus pārskatīšanai un saskaņošanai sistēmu vadītājiem (Saskaņošana tiek veikta ar e-pasta starpniecību un saskaņošanas fakta apliecinājums ir sistēmas vadītāja e-pasts).
  6. Iekšējā audita vide un auditējamo sistēmu apraksti ir Iekšējā audita ilgtermiņa plāna sadaļa, lai pēc plāna varētu noteikt iekšējā audita darba apjomā iekļauto auditējamo sistēmu kopumu (Noteikumu 1.pielikums).

 

IV. Auditējamo sistēmu prioritāšu noteikšana

  1. Iekšējais auditors organizē iekšējā audita vidē ietverto auditējamo sistēmu novērtēšanu pēc riska faktoriem:
    1. nepieciešamā darbinieku kompetence;
    2. nepieciešamās  informācijas un komunikācijas tehnoloģijas;
    3. sistēmas sarežģītība;
    4. krāpšana, korupcija un interešu konflikts;
    5. sistēmas nozīme vai ietekme uz Pašvaldības mērķu sasniegšanu;
    6. reputācijas pasliktināšanās;
    7. iespējamie zaudējumi.
  2. Riska faktoru novērtējuma mērķis ir noteikt auditu veikšanas prioritātes.
  3. Riska faktoru novērtēšanu veic sistēmu vadītāji un Pašvaldības izpilddirektors.
  4. Novērtēšanas veikšanu organizē iekšējais auditors, sistēmu vadītājiem un Pašvaldības izpilddirektoram e-pasta veidā nosūtot:
    1. riska faktoru ietekmes un varbūtības novērtēšanas aprakstu (Noteikumu 4.pielikums);
    2. sistēmas novērtēšanas formu (Noteikumu 5.pielikums).
  5. Sistēmas vadītājs un Pašvaldības izpilddirektors veic novērtēšanas formas aizpildīšanu par katru auditējamo sistēmu (Noteikumu 5.pielikums) – ar 1, 3 vai 5 punktiem novērtējot riska faktoru ietekmi un varbūtību (Noteikumu 4.pielikums), kur:
    1. ietekmes novērtējums ir riska faktora potenciālā ietekme uz Pašvaldības darbību vai sistēmas darbību;
    2. varbūtības novērtējums ir iespējamā varbūtība, ka riska faktors īstenosies jeb materializēsies tuvāko 12 mēnešu laikā.
  6. Sistēmas vadītājs un Pašvaldības izpilddirektors novērtēšanas formas aizpildīšanas laikā savstarpēji nekonsultējas, lai neietekmētu viens otra objektivitāti.
  7. Iekšējais auditors nodrošina atbalstu sistēmu novērtēšanas laikā, bet neietekmē sistēmas vadītāju un Pašvaldības izpilddirektora vērtējumu.
  8. Sistēmu vadītāji un Pašvaldības izpilddirektors pēc novērtējuma veikšanas iekšējam auditoram e-pastā nosūta aizpildītu novērtēšanas formu.
  9. Iekšējais auditors pēc aizpildītu novērtēšanas formu saņemšanas veic katras sistēmas kopējā novērtējuma aprēķināšanu (Noteikumu 6.pielikums).
  10. Pēc nepieciešamības, bet ne retāk kā reizi piecos gados iekšējais auditors nodrošina auditējamo sistēmu pārvērtēšanas organizēšanu, sistēmu vadītājiem un Pašvaldības izpilddirektoram nosūtot pārskatīšanai auditējamo sistēmu novērtējumus (Pārvērtēšanas organizēšana tiek veikta ar e-pasta starpniecību un pārskatīšanas fakta apliecinājums ir sistēmas vadītāja un Pašvaldības izpilddirektora e-pasts).
  11. Iekšējais auditors var ierosināt izmaiņu veikšanu auditējamo sistēmu prioritāšu noteikšanas pieejā. Gadījumā, ja Pašvaldības izpilddirektors un dome saskaņo ierosinātās izmaiņas pieejā, iekšējais auditors nodrošina Noteikumu aktualizēšanu.

 

V. Pārliecības kartes sagatavošana

  1. Pēc kopējā novērtējuma aprēķināšanas, visām iekšējā audita vidē ietvertajām sistēmām iekšējais auditors izstrādā pārliecības karti jeb laika grafiku (Noteikumu 7.pielikums).
  2. Atkarībā no katras sistēmas sarežģītības pārliecības kartē tiek norādīts iekšējā audita lielums un nepieciešamo dienu skaits, kur:
    1. liels iekšējais audits – no 60 līdz 70 darba dienas;
    2. vidējs iekšējais audits – no 40 līdz 60 darba dienas;
    3. mazs iekšējais audits – no 30 līdz 40 darba dienas.
  3. Iekšējais auditors veic pārliecības kartes pārskatīšanu, ņemot vērā citu iekšējo vai ārējo auditu vai pārbaužu rezultātus.
  4. Gadījumā, ja pārliecības kartē tiek veikta auditu veikšanas prioritāšu maiņa, iekšējais auditors nodrošina izmaiņu veikšanas iemeslu dokumentēšanu, kā arī atbilstošu grozījumu veikšanu pārliecības kartē.
  5. Pārliecības karte ir Iekšējā audita ilgtermiņa plāna sadaļa (Noteikumu 1.pielikums), lai sniegtu skaidru priekšstatu par iekšējo auditu veikšanas secību.

 

VI. Iekšējā audita plānošana

  1. Iekšējais auditors nodrošina iekšējo auditu veikšanu atbilstoši Iekšējā audita gada plānam. Visus darba dokumentus iekšējais auditors kārto elektroniski iekšējā audita lietā (visi iekšējā audita darba dokumenti tiek saglabāti Pašvaldības koplietošanas mapē).
  2. Iekšējo auditu uzsāk ar iekšējā audita posmu plānotā izpildes grafika (Noteikumu 8.pielikums) sagatavošanu un sistēmas vadītāja informēšanu par iekšējā audita uzsākšanu, nosūtot sistēmas vadītājam e-pastu (Noteikumu 9.pielikums).
  3. Plānošanas posmā iekšējais auditors veic auditējamajā sistēmā iekļauto sākotnējo procesu novērtējumu, lai noteiktu audita apjomu, identificētu auditējamajā sistēmā pastāvošos riskus un kontroles, kuras audita turpmākajā gaitā nepieciešams pārbaudīt un novērtēt, vai tās darbojas un ir efektīvas. Sākotnējais novērtējums ietver:
    1. normatīvo aktu un citas informācijas, kas attiecas uz auditējamo sistēmu, analīzi;
    2. organizatoriskās struktūras un funkciju deleģējuma (pilnvaras, pienākumu un atbildības sadalījums,  amatu apraksti) izvērtēšanu;
    3. intervijas ar darbiniekiem par auditējamajā sistēmā ietverto procesu norisi;
    4. novērojumu fiksēšanu par darba organizēšanu, uzraudzības procesiem, sadarbību ar Pašvaldības iestādēm;
    5. citu veikto auditu vai pārbaužu atklājumu izvērtējumu;
    6. Pašvaldībā saņemto sūdzību izvērtējumu, kā arī citas darbības pēc iekšējā auditora ieskatiem.
  4. Pēc auditējamās sistēmas sākotnējās novērtēšanas, iekšējais auditors informē sistēmas vadītāju par jautājumiem, kas detalizēti tiks vērtēti pārbaužu posmā, sistēmas vadītājam e-pastā nosūtot iekšējā audita darba plānu (Noteikumu 10.pielikums).
  5. Atbilstoši iekšējā audita darba plānam (Noteikumu 10.pielikums) iekšējais auditors izstrādā auditējamās sistēmas iekšējās kontroles sistēmas novērtējumu (Noteikumu 11.pielikums), aizpildot Noteikumu 11.pielikuma pirmās trīs ailes, kurās nosaka sistēmas galvenos riskus, raksturo kontroles vidi un nosaka nepieciešamās pārbaudes metodes.

 

VII. Pārbaužu veikšana un rezultātu novērtēšana

  1. Saskaņā ar iekšējās kontroles sistēmas novērtējumu  (Noteikumu 11.pielikums), iekšējais auditors veic pārbaudes un dokumentē pārbaužu rezultātus pārbaužu protokolā vai intervijas protokolā (Noteikumu 12.pielikums).
  2. Iekšējais auditors iekšējā audita veikšanas laikā var sagatavot un elektroniski iesniegt sistēmas vadītājam vai citas Pašvaldības darbiniekam pārrunāšanai un precizēšanai audita konstatējumus.
  3. Pēc pārbaužu rezultātu izvērtēšanas, iekšējais auditors aizpilda Noteikumu 11.pielikuma 4. un 5. aili, aprakstot veiktās pārbaudes un to rezultātus, secinājumus un ieteikumus iekšējās kontroles uzlabošanai, kā arī norādot atsauces uz iekšējā audita lietā ietvertajiem pierādījumiem. Iekšējās kontroles sistēmas novērtējuma (Noteikumu 11.pielikums) pilnīga aizpildīšana tiek uzskatīta par iekšējā audita pārbaužu posma noslēgumu.

 

VIII. Ziņošana un iekšējā audita noslēgums

  1. Pēc iekšējā audita pārbaužu posma noslēguma un atbilstoši iekšējā audita posmu plānotajā izpildes grafikā norādītajiem termiņiem (Noteikumu 8.pielikums) iekšējais auditors sagatavo iekšējā audita ziņojuma projektu (Noteikumu 13.pielikums) un ieteikumu ieviešanas grafika projektu (Noteikumu 14.pielikums).
  2. Pēc iekšējā audita ziņojuma projekta un ieteikumu ieviešanas grafika projekta sagatavošanas, iekšējais auditors organizē saskaņošanas sanāksmi ar sistēmas vadītāju un citiem Pašvaldības darbiniekiem, uz kuriem attiecas ziņojuma projektā norādītie secinājumi un ieteikumi.
  3. Saskaņošanas sanāksmē tiek pārrunāti iekšējā audita ziņojuma projektā norādītie konstatējumi, secinājumi un ieteikumi, kā arī tiek noteikti ieteikumu ieviešanas termiņi, atbildīgā persona (amats) par ieteikumu ieviešanu un ieteikumu ieviešanai veicamās darbības.
  4. Ieteikumu ieviešanas termiņus un ieteikumu ieviešanai veicamās darbības nosaka atbildīgā persona (amats) par ieteikumu ieviešanu.
  5. Pēc saskaņošanas sanāksmes iekšējais auditors:
    1. papildina ieteikumu ieviešanas grafika projektu (Noteikumu 14.pielikums);
    2. iekšējā audita ziņojuma projektu un ieteikumu ieviešanas grafika projektu e-pastā nosūta sistēmas vadītājam un citiem Pašvaldības darbiniekiem, uz kuriem attiecas ziņojuma projektā norādītie secinājumi un ieteikumi.
  6. Sistēmas vadītājs un citi Pašvaldības darbinieki, uz kuriem attiecas ziņojuma projektā norādītie secinājumi un ieteikumi, divu nedēļu laikā iepazīstas ar iekšējā audita ziņojuma projektu un saskaņo ieteikumu ieviešanas grafika projektu, e-pasta veidā iekšējam auditoram sniedzot viedokli par ziņojuma projektu un saskaņojot ieteikumu ieviešanas grafika projektu.
  7. Gadījumā, ja sistēmas vadītājs un citi Pašvaldības darbinieki divu nedēļu laikā nav snieguši viedokli, tiek uzskatīts, ka:
    1. sistēmas vadītājam un Pašvaldības darbiniekiem nav iebildumu par ziņojuma projektu un ieteikumu ieviešanas grafika projektu;
    2. sistēmas vadītājs un Pašvaldības darbinieki saskaņo ieteikumu ieviešanas grafiku un apņemas izpildīt ieteikumus ieteikumu ieviešanas grafikā norādītājos termiņos un apjomā.
  8. Nepieciešamības gadījumā iekšējais auditors veic izmaiņas vai labojumus iekšējā audita ziņojuma projektā un ieteikumu ieviešanas grafika projektā vai organizē atkārtotu saskaņošanas sanāksmi.
  9. Gadījumā, ja iekšējā auditora vērtējumā iekšējā audita ziņojuma projektā vai ieteikumu ieviešanas grafika projektā nav veicami labojumi, iekšējais auditors brīvā formā dokumentē argumentus labojumu neveikšanai un tos e-pastā nosūta sistēmas vadītājam un citiem Pašvaldības darbiniekiem, uz kuriem attiecas ziņojuma projektā norādītie secinājumi un ieteikumi.
  10. Pēc saskaņojuma saņemšanas par ieteikumu ieviešanas grafika projektu vai gadījumā, ja ieteikumu ieviešanas grafika projekts netiek saskaņots, iekšējais auditors ziņojuma projektu un ieteikumu ieviešanas grafika projektu e-pastā nosūta Pašvaldības izpilddirektoram un organizē sanāksmi, lai pārrunātu iekšējā audita rezultātus. Sanāksmē piedalās arī sistēmas vadītājs un citi Pašvaldības darbinieki, uz kuriem attiecas ziņojuma projektā norādītie secinājumi un ieteikumi.
  11. Sanāksmes laikā iekšējais auditors veic izmaiņas vai labojumus iekšējā audita ziņojuma projektā un ieteikumu ieviešanas grafika projektā. Gadījumā, ja iekšējā auditora vērtējumā iekšējā audita ziņojuma projektā vai ieteikumu ieviešanas grafika projektā nav veicami labojumi, iekšējais auditors brīvā formā dokumentē argumentus labojumu neveikšanai.
  12. Pēc saskaņojuma saņemšanas par ieteikumu ieviešanas grafika projektu vai gadījumā, ja ieteikumu ieviešanas grafika projekts netiek saskaņots, iekšējais auditors virza iekšējā audita ziņojuma projektu un ieteikumu ieviešanas grafika projektu izskatīšanai Pašvaldības domes sēdē.
  13. Pašvaldības domes sēdē tiek pieņemts lēmums par ieteikumu ieviešanas grafika tālāko virzību.
  14. Pēc lēmuma pieņemšanas Pašvaldības domes sēdē iekšējā audita ziņojums un ieteikumu ieviešanas grafiks tiek uzskatīts par pabeigtiem un:
    1. iekšējais auditors veic iekšējā audita dokumentu sakārtošanu atbilstoši iekšējā audita posmiem “Plānošanas posms”, “Pārbaužu posms”, “Noslēguma posms” (visi iekšējā audita darba dokumenti tiek saglabāti Pašvaldības koplietošanas mapē);
    2. iekšējais auditors lūdz sistēmas vadītāju vai citu Pašvaldības darbinieku sniegt atsauksmes par iekšējā auditora darbu un iekšējā audita “pievienoto vērtību” (Noteikumu 15.pielikums);
    3. Pašvaldības izpilddirektors organizē iekšējā audita ieteikumu reģistra papildināšanu (Noteikumu 16.pielikums, kas tiek glabāts Pašvaldības koplietošanas mapē).
  15. Informācijas apmaiņu par iekšējā audita ziņojuma projektu/ziņojumu un ieteikumu ieviešanas grafika projektu/grafiku iekšējais auditors pievieno iekšējā audita lietai (visi iekšējā audita darba dokumenti tiek saglabāti Pašvaldības koplietošanas mapē).

 

IX. Ieteikumu ieviešana un uzraudzība

  1. Pašvaldības izpilddirektors organizē iekšējo auditu rezultātā izstrādāto ieteikumu ieviešanas uzraudzību.
  2. Pašvaldības izpilddirektors organizē ieteikumu ieviešanas  statusa izvērtēšanu un iekšējā audita ieteikumu reģistra papildināšanu (Noteikumu 16.pielikums).

 

X. Audita lietas slēgšana

  1. Pēc visu iekšējā audita rezultātā izstrādāto ieteikumu ieviešanas, konkrētais audits tiek uzskatīts par slēgtu.
  2. Iekšējā audita lieta Pašvaldības arhīvā tiek nodota saskaņā ar Pašvaldības Lietu nomenklatūru.

 

XI. Neplānota iekšējā audita veikšana

  1. Iekšējā auditora darba prioritātes var tikt mainītas, ja atbilstoši Pašvaldības izpilddirektora vai domes uzdevumam tiek identificēta nepieciešamība veikt neplānotu iekšējo auditu.
  2. Iekšējais auditors neplānotu iekšējo auditu veic atbilstoši šiem Noteikumiem.

 

XII. Pārskatu sagatavošana

  1. Pēc nepieciešamības iekšējais auditors prezentācijas formā sagatavo pārskatu par:
    1. Iekšējā audita ilgtermiņa plāna vai gada plāna izpildi;
    2. citu informāciju pēc iekšējā auditora ieskatiem.
  2. Prezentācijas tiek sagatavotas brīvā formā un nosūtītas informācijai Pašvaldības izpilddirektoram un domei.

 

XIII. Atbildība

  1. Iekšējais auditors ir atbildīgs par iekšējo auditu plānošanu un veikšanu atbilstoši šiem Noteikumiem.
  2. Iekšējais auditors darba veikšanā ievēro iekšējo auditoru profesionālās ētikas normas – godīgums, objektivitāte, konfidencialitāte, kompetence.
  3. Iekšējais auditors pēc Pašvaldības izpilddirektora vai domes pieprasījuma sniedz informāciju par iekšējā audita veikšanas gaitu.
  4. Auditējamo sistēmu vadītāji un citi auditā iesaistītie Pašvaldības darbinieki atbild par iekšējā audita laikā sniegtās informācijas patiesumu, kā arī par ieteikumu ieviešanu ieteikumu ieviešanas grafikā norādītajos termiņos.

 

XIV. Noslēguma jautājumi

  1. Noteikumi stājas spēkā ar brīdi, kad to apstiprina pašvaldības dome.

 

Gulbenes novada pašvaldības domes priekšsēdētājs                                                  A. Caunītis

 

[1] Iekšējo auditoru Ētikas kodekss: https://iai.lv/lv/etikas-kodekss-1.

[2] The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.

[3] Iekšējās kontroles sistēma – risku vadības, kontroles un pārvaldības pasākumu kopums, kura uzdevums ir nodrošināt Pašvaldības mērķu sasniegšanu, efektīvu darbību, aktīvu aizsardzību, pārskatu ticamību un darbības atbilstību tiesību aktiem.

[4] Sistēma - savstarpēji saistītu elementu (struktūra, atbildība, procesi un līdzekļi) kopums, kas mijiedarbojas, lai sasniegtu vienotu mērķi.